Viestintä osana riskienhallintaa
Riskienhallintaprosessin jokaisessa vaiheessa alkukartoituksesta raportointiin viestinnällä on keskeinen rooli. Myös viestinnnän tyylillä on väliä. Insinööri, kirjanpitäjä ja myyjä tarkastelevat asioita aivan eri vinkkeleistä, joten myös riskienhallintaa on käytävä läpi heidän näkökulmastaan ja heille sopivalla kielellä.
Jotta saat yrityksesi riskienhallinnan nykytilan selville, sinun on osattava ottaa asia puheeksi oikeiden ihmisten kanssa ja heille sopivalla tyylillä. Heidän on ymmärrettävä, mitä riskienhallinnalla tarkoitetaan, ja mitä sillä tavoittelet. Mitä riskejä haluat tunnistettavan?
Riskienkartoitus vaatii oman paneutumisensa. Välttämättä pelkkä asioiden pohtiminen kokouspöydän äärellä ei tuo kokonaisuutta esille, vaan huomioita voi syntyä arjen pyörteissä ja tällöin ne on hyvä saada kopattua talteen. Pidä siis aihetta yllä tapaamisissa ja aktivoi ihmisiä huomaamaan riskejä.
Luo myös turvallinen ilmapiiri kertoa havainnoista, sillä sanktioiden pelossa ongelmista on ennemmin hiljaa, eikä niitä tällöin saada hoidettuakaan. Ja tärkeää on saada huomioita kaikilta, ei vain johtajilta tai asiantuntijoilta.
Arvioinnin ja toimenpiteiden pohtimisen voi pilkkoa osiin. Jos tunnistetut riskit voi selkeästi jakaa esimerkiksi tietokoneella työskentelyyn, myymälätyöskentelyyn ja puhtaanapitoon liittyviin riskeihin, ei koko sakin ole välttämättä pakko osallistua kaikkien teemojen käsittelyyn.
Arviointiin voi muutenkin osallistua rajatumpi joukko, mutta jälleen tärkeää on tietää, miten arvioidaan. Tarkastellaanko pahinta skenaariota vai yleisintä mahdollista tapahtumaa? Arvioinnin onnistuminen vaatii yhteisen ymmärryksen.
Toimenpiteitä kannattaa pohtia porukalla keskustellen, jolloin toisten ajatuksista saa oivalluksia. Samalla syntyy jo yhteistä ajatusta siitä, mitä voitte tehdä ja riskienhallinnan keinoja tulee jo automaattisesti sovittua ja ohjeistettua koko porukalle. Aseta toimenpiteiden toteuttamiselle määräajat ja vastuuhenkilöt.
Muista myös huolehtia seurannasta ja tuo riskienhallinta arjen keskusteluihin mukaan. Kirjaa ylös havaittuja läheltä piti -tilanteita ja toteutuneita riskejä. Kysele, miten toimenpiteet on toiminut ja arvioi seurannan avulla, pitääkö niitä vielä kehittää. Muistuttele sovituista toimenpiteistä ja seuraa aikataulua, jotta sovitut hommat hoidetaan.
-Teija
